CMCF è una storica realtà faentina con oltre 75 anni di tradizione alle spalle.
Per la sua Casa del Tempo Libero aveva bisogno di rendere più semplice ed organizzato il processo di richiesta e gestione delle prenotazioni, sia per gli utenti, sia per l'amministratore della struttura.
Le richieste di prenotazione della Casa del Tempo Libero arrivavano attraverso canali diversi, come email e telefono, rendendo più complesso avere una visione immediata e aggiornata delle disponibilità.
L'obiettivo era quindi realizzare un sistema di prenotazione online che permettesse agli utenti di verificare autonomamente la disponibilità della struttura ed inviare la propria richiesta, raccogliendo allo stesso tempo tutte le informazioni necessarie in un unico ambiente.
Per il gestore era inoltre importante poter contare su uno strumento semplice da amministrare, con un calendario sempre aggiornato e la possibilità di intervenire sulle richieste direttamente online.
Dopo un'analisi delle esigenze e del flusso di gestione delle prenotazioni, abbiamo individuato una soluzione basata su WordPress, integrandola all'interno del sito web esistente di CMCF, recentemente rinnovato.
Abbiamo configurato e personalizzato il sistema di prenotazione per adattarlo alle specifiche modalità di gestione della Casa del Tempo Libero, dalla raccolta dei dati dell'utente fino alla gestione delle richieste da parte del gestore.
Il sistema permette agli utenti di consultare online il calendario delle disponibilità e compilare il modulo di richiesta, fornendo già in fase di prenotazione le informazioni necessarie alla successiva gestione del contratto di affitto della struttura.
Il progetto comprende un'area di gestione riservata, dalla quale il gestore può visualizzare ed amministrare le richieste di prenotazione.
Dal pannello è possibile consultare i dati inseriti dall'utente, modificare le prenotazioni e gestirne lo stato, ad esempio confermando o annullando una richiesta. I dati aggiuntivi raccolti attraverso campi personalizzati restano associati alla singola prenotazione e sono disponibili sermpre da pannello.
Il sistema gestisce l'invio automatico delle comunicazioni email relative alle diverse fasi della prenotazione, mantenendo informati sia il richiedente che il gestore.
Uno degli elementi centrali del progetto è l'integrazione con Google Calendar.
Le prenotazioni vengono sincronizzate automaticamente con il calendario del gestore, mantenendo allineate le disponibilità della struttura. Allo stesso tempo, gli impegni già presenti sul calendario possono essere utilizzati per bloccare le relative fasce di disponibilità sul sito, evitando sovrapposizioni e doppie prenotazioni.
In questo modo il calendario utilizzato quotidianamente dal gestore diventa parte integrante del sistema di prenotazione, senza la necessità di aggiornare manualmente più strumenti.
Il nuovo sistema ha permesso di centralizzare la gestione delle prenotazioni della Casa del Tempo Libero, sostituendo la gestione frammentata attraverso email, telefono e altri canali con un unico flusso digitale.
Gli utenti possono verificare la disponibilità e inviare la propria richiesta direttamente dal sito, mentre il gestore dispone di un unico ambiente dal quale controllare le prenotazioni e di un calendario costantemente sincronizzato.
Inoltre, la raccolta anticipata delle informazioni necessarie alla gestione della richiesta rende più semplice anche la fase successiva di predisposizione del contratto di affitto della struttura.
Un sistema più ordinato e automatizzato, che riduce le attività manuali e permette di risparmiare tempo nella gestione quotidiana delle prenotazioni.
