Software di gestione riparazioni con lettura QR code

La Gioielleria Baravelli di Faenza sentiva l'esigenza di migliorare il tracciamento della gestione delle riparazioni degli oggetti di valore che gli venivano affidati dai clienti che precedentemente era gestita tramite semplici file Excel o informazioni non memorizzate su strumenti informatici.

Abbiamo quindi proposto di realizzare un software su misura per rendere più organizzato, monitorato e veloce l'intero processo di lavorazione, dalla presa in carico alla consegna dell'articolo al cliente.

Siamo poi passati ad analizzare ogni possibile passaggio e requisito:

• la ricezione del cliente: l'accoglienza clienti deve svolgersi in tempi rapidi sia per acquisire le informazioni relative a nuove richieste che per individuare un'attività di manutenzione esistente.
• le movimentazioni dell'oggetto (o componenti di esso): un oggetto in gestione (o componenti di esso) deve essere trasferito a uno o più incaricati che possono essere addetti interni o fornitori esterni.
• Il monitoraggio dello stato di avanzamento: solo quando tutti gli incaricati hanno riconsegnato in negozio l'oggetto, si può procedere al ricontatto del cliente e alla chiusura della pratica. Poiché lo stato di un'attività di manutenzione deve essere chiara e veloce a fornire informazioni sugli attuali incaricati alla manutenzione dell'oggetto o componenti di esso e i tempi di consegna previsti.
• la riconsegna dell'oggetto: deve essere facile e veloce individuare l'oggetto e il cliente relativi a un'attività una volta terminata.

La nostra soluzione

Abbiamo sviluppato un'applicazione web based accessibile anche da dispositivi mobili utilizzando il framework Symfony che, per la sua modularità, è impiegato anche nella piattaforma e-commerce open source Prestashop.
Dal momento che i requisiti principali di questa applicazione erano la velocità e la facilità di utilizzo, ci siamo dedicati a creare una piattaforma con accesso utente che riproducesse e semplificasse tutti i passaggi precedentemente fatti in maniera manuale.
In particolare, per rendere veloce l'identificazione degli oggetti e del relativo cliente, si è deciso di stampare delle etichette con QR Code che, una volta letti da dispositivo mobile o apposito scanner, permettono di accedere istantaneamente alla pagina di gestione senza passare da filtri e barra di ricerca su liste.

La ricezione del cliente

All'arrivo di un cliente in negozio, il software tramite filtri e barra di ricerca è in grado di identificarlo, se già nel sistema, oppure di immetterlo nell'applicazione tramite opportuna maschera.
Si è volutamente scelto di utilizzare pochi campi essenziali a definire il cliente per rendere la fase di registrazione più rapida possibile.
Una volta che un cliente ha consegnato uno o più oggetti, l'operatore salva le relative informazioni nell'applicazione tramite maschere di campi e stampa al cliente un'etichetta con QR Code che individua univocamente l'attività di manutenzione in essere.

Lo scopo del QR Code è duplice:

• se un cliente (un utente non loggato nel sistema) legge il QR Code con un qualsiasi dispositivo mobile, viene indirizzato a una pagina dove è indicato lo stato di avanzamento dell'attività.
• se l'operatore (l'utente loggato) legge il codice tramite lettore Scanner 3D viene mandato direttamente alle maschere di gestione dell'attività accorciando sensibilmente i tempi di ricerca.

Le movimentazioni dell'oggetto e il monitoraggio dello stato di avanzamento dell'attività

Una volta registrata una richiesta incomincia il flusso operativo che può richiedere più interventi di manutenzione successivi o in contemporanea, ad opera di incaricati interni o fornitori esterni.
L'oggetto passa da un incaricato all'altro tramite una busta su cui viene incollata l'etichetta con QR Code, così che sia sempre possibile associargli le informazioni sull'applicazione.
In questo modo, tramite pochi click, l'applicativo memorizza i passaggi tra incaricati con le relative date e aggiorna lo stato di avanzamento dell'attività.

La riconsegna al cliente

Dalle liste presenti nel portale è possibile visualizzare rapidamente gli oggetti da riconsegnare al cliente e ottenerne agevolmente le informazioni per il ricontatto.
Una volta in negozio, la solita etichetta con QR Code rende immediata l'associazione del cliente con l'oggetto che è venuto a ritirare.

Conclusioni

Tramite questo software, abbiamo trasformato in digitale quello che era un processo prettamente manuale. E' stato molto importante il dialogo diretto con il cliente per comprenderne le esigenze ed i passaggi, individuare quali semplificare e come renderli più rapidi.
Una volta predisposta l'interfaccia per raccogliere tutte le informazioni necessarie al flusso del lavoro, l'integrazione con funzionalità di lettura di QR Code sia con Scanner 3D che mobile e l'impostazione di opportuni pulsanti ha reso più veloci e organizzate operazioni prima più dispendiose.

Questa soluzione software completamente personalizzata sulle esigenze del cliente, apre a possibile nuovi sviluppo e richieste che possono sempre emergere quando si utilizza l'applicazione web.