Schede tecniche salvate in cartelle diverse, listini Excel aggiornati da più persone, immagini dei prodotti sparse tra server e computer, descrizioni differenti tra sito web, catalogo ed e-commerce.
È una situazione molto più comune di quanto si possa pensare, soprattutto nelle aziende manifatturiere e commerciali che gestiscono molte referenze, varianti, caratteristiche tecniche e materiali di comunicazione.
Quando il numero di prodotti aumenta e i canali attraverso cui vengono presentati e venduti diventano numerosi, gestire correttamente le informazioni di prodotto diventa un vero problema organizzativo.
È proprio in questo scenario che entra in gioco il PIM, acronimo di Product Information Management.
Che cos’è un PIM
Un PIM è un sistema software progettato per raccogliere, organizzare, aggiornare e distribuire tutte le informazioni relative ai prodotti aziendali.
L'obiettivo è semplice: creare un unico ambiente nel quale mantenere il dato corretto e aggiornato, per poi utilizzarlo sui diversi strumenti di comunicazione e vendita.
All'interno di un PIM possono essere gestite, ad esempio:
- descrizioni e testi commerciali;
- codici prodotto e SKU;
- caratteristiche tecniche;
- dimensioni, materiali e colori;
- varianti e accessori;
- prezzi e listini;
- immagini, fotografie e video;
- manuali e documentazione PDF;
- schede tecniche;
- traduzioni in più lingue;
- informazioni destinate a e-commerce e marketplace.
Il PIM diventa quindi quella che spesso viene definita una “single source of truth”, ovvero una fonte unica e affidabile delle informazioni di prodotto.
Il principio è particolarmente importante perché un PIM non nasce semplicemente come database: deve poter dialogare con gli altri strumenti aziendali e distribuire le informazioni verso cataloghi, siti, e-commerce, app e marketplace.
Il problema: quando le informazioni sono sparse tra Excel, ERP ed e-mail
Prendiamo come esempio una tipica azienda manifatturiera romagnola.
- L'ufficio tecnico gestisce codici, dimensioni e caratteristiche dei prodotti all'interno dell'ERP.
- L'ufficio marketing mantiene descrizioni, immagini e traduzioni in alcuni fogli Excel.
- Il commerciale possiede un proprio listino.
- L'agenzia che gestisce il sito riceve periodicamente file aggiornati.
- Il grafico che realizza il catalogo utilizza un'altra copia delle informazioni.
Ogni volta che cambia una caratteristica di prodotto, il dato deve essere aggiornato manualmente in più punti.
Ed è qui che iniziano i problemi:
Qual è la versione corretta? Il prezzo è aggiornato? La nuova fotografia è già stata inserita sul sito? La scheda tecnica inviata al cliente è quella più recente?
Con qualche decina di prodotti il sistema può ancora essere gestibile.
Quando le referenze diventano centinaia o migliaia, il rischio di errore cresce rapidamente.
Gestire le informazioni di prodotto tra Excel, ERP ed e-mail significa rischiare di perdere il controllo della comunicazione aziendale; dati frammentati possono diventare un ostacolo alla crescita.
PIM ed ERP non sono la stessa cosa
Uno degli errori più frequenti è pensare che il gestionale aziendale possa già svolgere tutte le funzioni di un PIM.
ERP e PIM hanno però obiettivi differenti.
Un ERP gestisce principalmente informazioni amministrative e operative: codici, magazzino, disponibilità, ordini, fornitori, costi e processi produttivi.
Il PIM, invece, si concentra sulla qualità e sull'utilizzo dell'informazione di prodotto.
Per esempio, un ERP potrebbe conoscere perfettamente il codice di una macchina industriale, il prezzo e la disponibilità a magazzino.
Il PIM può invece contenere anche: descrizione commerciale, caratteristiche tecniche, fotografie, video, manuali, traduzioni, accessori compatibili e contenuti destinati al sito web.
I due sistemi quindi non devono necessariamente sostituirsi, ma possono integrarsi.
L'ERP continua a svolgere il proprio lavoro mentre il PIM raccoglie, arricchisce e distribuisce le informazioni necessarie alla comunicazione e alla vendita.
Dal software installato alle piattaforme PIM online
Come è avvenuto per molti altri software aziendali, anche il mondo del Product Information Management si è progressivamente spostato verso il cloud.
Oggi molte soluzioni PIM vengono offerte in modalità SaaS – Software as a Service.
In pratica l'azienda accede alla piattaforma tramite browser, senza dover installare software sui singoli computer.
Questo modello offre diversi vantaggi: accesso ai dati da qualsiasi luogo, aggiornamenti centralizzati, collaborazione tra più reparti e possibilità di integrare più facilmente altri servizi digitali.
Per una PMI è un aspetto importante.
Un PIM non dovrebbe infatti diventare uno strumento utilizzabile esclusivamente dal reparto IT. Il valore aumenta quando viene realmente adottato dalle persone che ogni giorno lavorano sui prodotti: marketing, commerciale, tecnico e comunicazione.
La facilità di utilizzo e l'adozione da parte dei diversi utenti aziendali sono infatti fattori determinanti per il successo di questo tipo di piattaforme.
Come funziona concretamente un PIM
Possiamo semplificare il funzionamento di un PIM in tre fasi.
1. Raccolta delle informazioni
Il sistema acquisisce i dati provenienti dalle diverse fonti aziendali.
Per esempio: ERP, database, fogli Excel, sistemi gestionali o altri software.
2. Organizzazione e arricchimento
Una volta raccolti, i dati vengono organizzati secondo una struttura comune.
Il marketing può aggiungere descrizioni e immagini, l'ufficio tecnico può completare le caratteristiche, il commerciale può controllare le informazioni necessarie alla vendita.
Le informazioni possono inoltre essere classificate per lingua, mercato, categoria o canale.
3. Distribuzione
Quando il dato è pronto può essere inviato automaticamente ai diversi strumenti: sito web, e-commerce, marketplace, app, cataloghi, listini e schede prodotto.
Un aggiornamento effettuato alla fonte può quindi propagarsi verso più canali, evitando di dover intervenire manualmente su ogni singolo strumento.
È uno dei principali vantaggi del PIM: una stessa informazione può alimentare contemporaneamente strumenti digitali e cartacei.
Perché il PIM è particolarmente interessante per il marketing
Per un responsabile marketing, il vantaggio più evidente è probabilmente la riduzione delle attività ripetitive.
Pensiamo alla realizzazione di un nuovo catalogo.
Senza un sistema centralizzato significa spesso raccogliere informazioni da più persone, recuperare immagini, verificare i testi, controllare i codici e correggere numerose versioni del documento.
Con un PIM le informazioni sono già organizzate.
Lo stesso patrimonio informativo può essere utilizzato per: cataloghi, sito web, landing page, e-commerce, marketplace, presentazioni commerciali e strumenti per la rete vendita.
Il marketing può così dedicare meno tempo alla ricerca del dato e più tempo alla sua valorizzazione.
Un alleato anche per e-commerce e marketplace
Il problema diventa ancora più evidente quando un'azienda vende online.
Una singola scheda prodotto può contenere decine di informazioni: titolo, descrizione, caratteristiche tecniche, prezzo, immagini, varianti, disponibilità, categorie e attributi.
Se gli stessi prodotti vengono pubblicati anche su marketplace o portali di settore, mantenere tutto sincronizzato manualmente può diventare estremamente complesso.
Un PIM permette invece di centralizzare il catalogo e distribuire le informazioni verso diversi canali, mantenendo maggiore uniformità tra le varie piattaforme.
PIM, automazione e Intelligenza Artificiale
C'è poi un altro elemento che rende oggi il tema ancora più interessante: l'intelligenza artificiale.
Le applicazioni AI possono generare o rielaborare descrizioni, traduzioni, contenuti per e-commerce e materiali commerciali.
Ma l'AI funziona bene soprattutto quando può partire da informazioni strutturate, complete e affidabili.
Se i dati aziendali sono dispersi tra documenti, email e file Excel, automatizzare i processi diventa molto più difficile.
Prima dell'intelligenza artificiale viene quindi un passaggio spesso meno appariscente ma fondamentale: organizzare bene i dati.
Nell'era dell'AI e dell'automazione, le aziende che vogliono crescere devono prima costruire una base solida delle proprie informazioni.
Quando un'azienda dovrebbe iniziare a valutare un PIM?
Non esiste una soglia precisa di prodotti oltre la quale un PIM diventa indispensabile.
Esistono però alcuni segnali abbastanza evidenti.
Se la tua azienda:
- gestisce centinaia o migliaia di referenze;
- mantiene più versioni dello stesso catalogo;
- vende in diversi Paesi o lingue;
- utilizza contemporaneamente sito, e-commerce e marketplace;
- aggiorna frequentemente listini e schede tecniche;
- conserva informazioni di prodotto in numerosi file Excel;
- coinvolge più reparti nella gestione dei prodotti;
- perde molto tempo per trovare immagini, documenti o informazioni corrette;
probabilmente vale la pena iniziare a valutare una piattaforma PIM.
Non si tratta semplicemente di acquistare un nuovo software.
Il vero obiettivo è ridisegnare il modo in cui l'informazione di prodotto nasce, viene aggiornata e viene utilizzata all'interno dell'azienda.
Dal caos dei dati a una vera strategia digitale
Quando si parla di digitalizzazione aziendale l'attenzione viene spesso attirata dalle tecnologie più visibili: intelligenza artificiale, automazioni, e-commerce, CRM.
Ma molti progetti digitali funzionano soltanto se alla base esistono informazioni affidabili.
Il PIM lavora proprio su questa base.
Centralizzare i dati significa ridurre gli errori, velocizzare l'aggiornamento dei canali commerciali e costruire processi più facilmente automatizzabili.
Per molte aziende manifatturiere e commerciali della Romagna può rappresentare quindi non soltanto uno strumento informatico, ma un passaggio organizzativo importante verso una gestione più moderna del prodotto.
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